La importancia de un correcto manejo de las cuentas por pagar se deriva de la necesidad de administrar apropiadamente el efectivo con que cuentan las empresas. Todas las empresas quieren operar de la forma más eficiente (utilización óptima de los recursos) y más rentable posible (generación de valor). Cuando un proceso operativo se vuelve ineficiente, los costos aumentan también.

Aun cuando los costos visibles permanecen igual, tales como los sueldos del personal encargado, existen otros costos que aumentan a medida que el proceso es más ineficiente, como por ejemplo, los costos por duplicidad de tareas, pagos duplicados, perdida de descuentos o rebajas de proveedores, penalizaciones por retraso de pago, tiempo dedicado a la atención de reclamaciones, mala imagen, etcétera.

Fuente de financiamiento común a casi todas las empresas. Incluyen todas las transacciones en las cuales se compra mercancías pero no se firma un documento formal, no se exige a la mayoría de los compradores que pague por la mercancía o servicio que se le presta, sino que permite un periodo de espera antes del pago. En el acto de compra el comprador al aceptar la mercancía conviene en pagar al proveedor la suma requerida por las condiciones de venta del proveedor, las condiciones de pago que se ofrecen en tales transacciones, normalmente se establecen en la factura del proveedor que a menudo acompaña la mercancía.

Un buen sistema de Cuentas por pagar representa un instrumento práctico para labores constantes, un manejo sencillo que le brinda mayor productividad a su empresa por la confiabilidad de su información, reducción de errores y un auxiliar infalible además de oportuno en la realización de pagos o control de saldos de sus proveedores por conceptos de compra u otros diversos.